为规范嵊泗县城建档案室（以下简称城建档案室）查询利用工作，充分实现档案信息资源共享，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《浙江省保障“最多跑一次”改革规定》、《浙江省城市建设档案管理办法》等法律法规规定，结合本县城建档案工作实际，制定本制度。

一、本制度适用于嵊泗县范围内城建档案查询利用，对城建档案所藏建筑工程档案等，遵循合法、便捷和维护档案安全的原则，根据国家有关档案利用规定，结合我县实际，开展档案利用工作；归口管理部门另有规定，从其规定。

二、城建档案室向社会提供档案查询利用服务，主要服务内容为：咨询、阅览、复制、摘录、证明、展览与陈列、发布档案信息、外借等。

三、档案形成者可查询利用本单位移交的或本单位产生的档案，查询利用手续如下：

建设、施工、监理、设计、勘察等单位及规划、建设、绿化、环保、消防、卫生等职能部门查询利用档案应提供单位介绍信。

四、非档案形成者查询利用城建档案的，利用范围根据其提交的证明及利用目的确定，城建档案室应告知档案利用者能否查询利用及利用范围、查询利用方式。查询利用手续如下：

1、产权人查询利用档案：通过买卖、竞拍、转让、兼并、继承等形式取得建筑物、构筑物所有权或土地使用权的单位、个人查询利用城建档案，应提供单位介绍信或个人身份证明，并提供购房合同、拍卖合同、付款证明、土地出让合同、房屋所有权证、不动产权证、土地使用证、公证书、法院判决等能够说明权属转移的有效证明。

2、管理人查询利用档案：物业服务企业应提供单位介绍信及有效期内的物业管理合同或协议等证明。业主委员会应提供介绍信。

3、使用人查询利用档案：应提供单位介绍信或个人身份证明、产权证明及租赁合同或协议等证明。

4、项目建设、设计、施工等单位查询利用档案：应提供单位介绍信、建设项目相关合同或政府部门相关文件，因参考而查询利用档案的还需提供建设项目批准文件、建设用地规划许可证及附图等相关证明，必要时应取得档案形成者同意。

5、学术研究或编史修志查询利用档案：应提供单位介绍信、学术研究课题方案及上级批准的研究计划、项目委托书、立项批文等相关证明，必要时应取得档案形成者同意。

6、国家机关查询利用档案：因执行公务需查询利用城建档案的，应提供说明查询利用目的的单位介绍信，出示经办人工作证或身份证等合法证件。

7、其他非档案形成者查询利用档案：按照《中华人民共和国档案法》及有关法律法规执行。

五、凡需对档案进行摘录、复印、拍摄的，必须经城建档案室工作人员同意，在指定区域内进行，且内容只限于与利用有直接关系的部分，超出利用范围的不得摘录、复印、拍摄,拍摄不得使用闪光灯；凡需城建档案室对复制件进行证明的，必须由城建档案室加盖相应的业务专用章，方可产生相关效力，城建档案室查询利用业务专用章为“嵊泗县住房和城乡建设局”局章；利用者不得擅自将档案复制件向外散发，无专用章红章的复制件不具备任何效力。

六、工作人员因工作需要查阅、复制城建档案室档案的，须提交查档申请，注明查阅目的与内容，经领导批准后方可办理。

七、利用者必须对档案的安全、保密负责，查阅档案时，严禁在档案上勾画、圈点、划线、标号、注字、涂改、描绘、折叠、污损；严禁拆页、撕页、拆卷、调换或抽取材料，工作人员在档案利用完成后，必须认真检查档案有无损坏后方能入库，如有违反，按照《中华人民共和国档案法》的有关规定予以处罚。

八、利用档案一般限在馆内进行，档案原则上不外借，因工作特殊需要，确需外借的，必须经领导签署意见，并由专人全程跟踪服务，除市党政机关应对突发事件所必需外，外借档案必须当天归还，归还入库时必须当面核对清点，发现问题及时处理。

九、利用者必须对档案的安全、保密负责，查阅档案时，必须爱护档案，严禁在档案上勾画、圈点、划线、标号、注字、涂改、描绘、折叠、污损；严禁拆页、撕页、拆卷、调换或抽取材料，工作人员在档案利用完成后，必须认真检查档案有无损坏后方能入库，如有违反，按照《中华人民共和国档案法》的有关规定予以处罚。

十、严格控制档案复制范围，原则上不得复制整卷档案，因工作需要及提供合法证明，需整卷复制的，经领导同意后方可利用。

十一、利用程序：

1、提出档案利用申请；

2、提交所需材料、验证；

3、填写《档案利用登记表》；

4、检索、调档、阅览、摘录、复印、确认、归还入库；

5、加盖相应业务专用章；

6、档案外借程序：申请、审核、领导批准、调档、指定专人护送、归还、入库前核对清点、登记；

十二、凡属城建档案室所藏档案，未经同意，任何单位和个人不得擅自公布、出版、利用。   

十三、城建档案室工作人员应忠于职守，严格执行档案查询利用规定和程序，严格执行有关保密的法律、法规，不得有以下违规事项：

1、工作时间不得擅自脱岗；

2、不得因服务态度问题被投诉；

2、不得私自查阅、摘录、拍照或网络上传馆藏档案信息；

3、不得擅自翻阅馆藏档案、查阅与接待利用者不相关案卷；

4、工作时间不得玩手机、炒股、网络游戏等；

十四、查询利用时间

城建档案室接待查询利用者的日期是每周一、二、三、四、五全天，国家法定休假日、休息日不对外接待。每天工作时间以县属单位规定的工作时间为准。